Budite šef: 9 strategija uštede u razumu za rukovoditelje ADHD-a

Ami je voditelj poslovnog razvoja financijske institucije. Ona upravlja s 30 ljudi na poslovnicama u tri grada. Njezin dnevni raspored sastoji se od puno sastanaka s klijentima, kao i obavljanja pojedinačnih i konferencijskih poziva s osobljem koje je prijavi. Njezina je poštanska pošta uvijek puna, najviše zato što joj treba previše vremena za pisanje odgovora. Bori se s dostavljanjem izvještaja na vrijeme. Ami naglašava preglede performansi jer mrzi davati negativne povratne informacije zaposlenicima.

Jim je voditelj projekta u velikoj građevinskoj tvrtki. Koordinira više projekata i upravlja desecima ljudi. Polovica njegovog radnog dana sastoji se od planiranja sastanaka, druga polovina pronalazi ga bombardiranim telefonskim pozivima i e-mailovima koji zahtijevaju njegovu pažnju. Njegov je ured nered, što čini još izazovnijim pratiti sve papire, zapise i zadatke koje treba obaviti. Uprkos dugo radnom vremenu i vikendom kod kuće, ne može stići.

Jim i Ami uspješni su rukovoditelji koji su dobri u svom poslu. Oni imaju

ADHD. Jedva su sami. Tisuće odraslih osoba s ADHD-om na rukovodećim i rukovodećim pozicijama u svakoj profesiji. Izazov za Ami i Jima, kao i mnoge druge na njihovom položaju, jest naučiti dobro upravljati ADHD-om kako bi njihovi poslovi bili manje stresni i iscrpljujući. Ispod su neke strategije koje su se pokazale korisnim.

1. Napišite svoj opis posla

Većina zaposlenika ima jasno definiran posao sa specifičnim ciljevima i strukturiranom rutinom. To obično nije slučaj sa izvršne pozicije, gdje su očekivanja i odgovornosti slabo definirani i otvoreni. Ako vam netko nije dao jasan, strukturiran opis posla, napišite ga sami.

Koje su najvažnije odgovornosti u vašem poslu? Koliko vremena trebate posvetiti svakom od njih? Kada u svom rasporedu raspoređujete vrijeme za ove prioritetne zadatke i kako uravnotežite svoj raspored kako biste osigurali da prioritetni zadaci budu izvršeni? Koje konkretne ciljeve izvedbe nastojite ispuniti i kako dosljedno nadgledate i ocjenjujete svoj napredak?

Vjerojatno će svuda biti nestrukturirana izvršna direktorica, ometana sitnicama i gubit će vrijeme. Dodatna opasnost je da bez realnih očekivanja i zdravih ograničenja posao rukovoditelja lako preuzme njegov život. To je, kako je otkrio Jim, recept za izgaranje.

2. Učinite planiranje svojim najvišim prioritetom

Odvojite vrijeme za planiranje, dugoročno i kratkotrajno i promišljanje tko, što i koji je projekt. Problem mnogih rukovoditelja s ADHD-om je u tome što se zapale u gašenje požara i ne trebaju im vremena da gledaju unaprijed i učinkovito planiraju. Dugoročni rezultat je često katastrofa.

Jim je saznao da što učinkovitiji postaje u planiranju, što manje požara mora ugasiti. "Moj najvažniji zadatak kao izvršnog poglavara nije ugasiti požare, već spriječiti da vatre buknu." Osnovni kratkoročni zadaci, poput sastanaka, zakazani su u njegovom planu, s obavijestima i podsjetnicima koje sudionicima šalje u uredu pomoćnik. Dugoročniji i složeniji projekti detaljno se planiraju uz pomoć programa za upravljanje projektima, kao što je Microsoft Project.

3. Smanjite distrakcije

Što je osoba više odmetljiva, i što više detalja treba da se bavi, to je veća i potreba za organiziranim radnim okruženjem. Neka ovo bude trajna misija za uklanjanje i smanjenje ometanja vašeg stola i vašeg ureda.

Za Ami je najveći problem bila poplava e-mailova. Svaki put kad bi je prestala pročitati, objasnila je: "Imala sam užasno vrijeme kad sam se vratila na put." sebi je posvetila vremena e-pošte za čitanje i odgovaranje na poruke e-pošte i zanemariti ih kada se trebala usredotočiti na druge zakazane poruke zadataka.

Jimov problem bio je u tome što se njegov stol suočio sa staklenim zidom koji je gledao u veći uredski kompleks. Rješenje je bilo okrenuti svoj stol tako da se suočio s neprozirnim zidom.

Učinkoviti izvršni delegati; jedan neučinkovit ne. Za ispravno uklanjanje posla potrebno je da vam bude jasno koji bi zadaci trebali biti delegirani, a koji ne. Delegirajte zadatke koje netko može obaviti kao i vi kako biste oslobodili vrijeme i energiju za zadatke za koje je potrebna vaša vlastita stručnost. Budite osjetljivi u ne delegiranju zadataka kojima zaposlenik ne može upravljati i dobrodošli u iskrene povratne informacije ako se te situacije pojave.

Deleganje dobro zahtijeva prevladavanje vašeg ponosa. Jim nije htio delegirati jer "nisam htio izgledati kao da se tresem." To je bio slučaj da radim više, ali gluplje. Jim je tu naviku odbacio.

4. Naučite kada reći "ne"

Dva su glavna razloga zbog kojih su mnogi rukovoditelji prezauzeti svojim poslovima. Oni mogu biti neučinkoviti, pa je u tom slučaju rješenje povećati produktivnost kroz suočavanje sa strategijama poput ovih spomenutih. Drugi razlog preopterećenosti je previše posla. Jedino rješenje za pretjeranu posvećenost je smanjenje radnog opterećenja. Ako smanjenje operativnog opterećenja ne može se smanjiti - na primjer, ako se viši menadžment ne slaže - dugoročno rješenje može biti naći drugi posao.

Učinkovita izvršna direktorica uvijek bi trebala biti svjesna šta je izvedivo ili što nije moguće te se obavezati ili na odgovarajući način odbiti zahtjeve. Jedan od ponavljajućih problema Ami bio je taj što će je njezin šef tražiti da riješi probleme bez obzira na trenutne projekte na svom stolu. Morala je i na kraju to učinila, postanite asertivni i recite svom šefu, "Mogu se pobrinuti za to ili se brinem za to, ali ne mogu i jedno i drugo."

Drugi je problem bio previše zahtjeva ljudi koji joj se javljaju da zakažu telefonske sastanke ili druge planirane događaje. To je bacilo vlastiti raspored u kaos, a ona je trebala reći ne na takve zahtjeve.

5. Budi dobar, ne savršen

Nakon što ste pregledali, odredili prioritete i isplanirali svoj dan, maksimalno se potrudite kako biste izvršili zadatke u roku koji ste im odredili. Ami je bila sklona gubitku u malim detaljima i požalila se: "Uvijek pokušavam ponovno organizirati informacije" kako bi izvješća ili e-mailove bili savršeni. Nju perfekcionizam, zajedno sa svojom distraktibilnošću, usporio je svoju produktivnost do brzine melase. Stala je samo prisiljavajući se na raspored - postavljanjem alarma kako bi je upozorila da ima 10 preostalo je nekoliko minuta, a zatim odustao od zadatka kad je vrijeme odmicalo - da je uspjela ostati na vrhu opterećenja.

6. Neka sastanci budu kratki i fokusirani

Bez obzira na to vodite li interni ili vanjski sastanak, uvijek pripremite koncizan dnevni program i pridržavajte se ga. To vam ne samo da pomaže u organiziranju podataka, već svima štedi vrijeme. Držite sastanak čvrsto usredotočenim na temu i usmjerite razgovor na dnevni red kada drugi (ili vi!) Skrenu s puta.

7. Ne pretvarajte se recenzijama o performansama

Mnogi pojedinci s ADHD-om su ljudi ugodni i osjetljivi na nelagodu ili bol drugih. Amijeva nelagoda zbog recenzija performansi proizlazila je iz njezine zabrinutosti primanje konstruktivne kritike čini nekim ljudima neugodnim. Prestala je odgađati kad je preispitala pregled izvedbe kao priliku podučavanja, a ne konfrontacije. Procjena je postala prilika da se zaposlenicima kaže kako da budu učinkovitiji u svojim poslovima.

8. Pogrijte sebe

Kad ste u iskušenju da radite ručak, nemojte. Održavanje zdrave razine šećera u krvi bitno je za pažnju i koncentraciju. Pored prehrane, kratko vrijeme u kojem se nudi pauza za ručak pomaže u sprečavanju mentalnog umora u poslijepodnevnim satima.

9. Zakažite rutinske zadatke

Zemaljski zadaci često se izbjegavaju ili zaboravljaju ako ne postanu navika. Rutinirajte tekuće odgovornosti primjenjujući postupak koji ste slijedili u zadanom rasporedu. Povećajte trošak do podneva svakog petka. Zamolite svog uredskog pomoćnika da vas podsjeti ako zaboravite ili odgodite. Ova je promjena pomogla Jimu i Ami da ostanu pri vrhu.

Ažurirano 16. prosinca 2019. godine